Deze vraag komt bijna altijd halverwege een eerste gesprek. Jullie hebben net verteld waar jullie staan, en dan volgt hij: wat doe jij nou eigenlijk precies? Want we dachten dat een weddingplanner en een ceremoniemeester hetzelfde waren.
Dat denken veel stellen, en ook op trouwlocaties worden de twee namen vaak door elkaar gebruikt. Het verschil is gelukkig niet ingewikkeld. Een weddingplanner helpt jullie kiezen, in de maanden voor de bruiloft. Een ceremoniemeester zorgt dat het loopt, op de dag zelf. Het eerste is een traject van soms wel een jaar, het tweede is een dag van tien tot veertien uur waarop alles samenkomt.
Hieronder vertel ik wat er in allebei zit, en welke vraag jullie er meestal in één keer uit laat komen.
Wat een weddingplanner doet
Een planner werkt in de maanden voor de trouwdag. Bij mij begint dat bij het budget. Dat klinkt als een nuchter begin voor zoiets leuks, maar het maakt de rest juist makkelijker: zodra jullie weten waar je aan denkt, weet je ook welke locaties de moeite waard zijn om te gaan bekijken. Daarna volgen de gastenlijst, de datum en de locatie, en de drie leveranciers die het snelst vol zitten: fotograaf, catering en muziek.
En dan begint het echte leuke deel. Kleding, uitnodigingen, bloemen, proeverijen, vervoer. Ik denk mee, houd bij wat er nog komt, en let erop dat het bij elkaar past en binnen jullie budget blijft, zodat jullie vooral bezig kunnen zijn met hoe jullie dag eruit gaat zien.
Waar het bij een planner eigenlijk om gaat, is dat kiezen weer leuk blijft. Niet doordat ik de keuzes voor jullie maak, want het is jullie bruiloft en jullie smaak. Wel doordat er van tien opties nog drie overblijven die echt bij jullie passen. Daar gaat namelijk de meeste tijd in zitten als je het zelf doet: niet in het regelen, maar in het uitzoeken. Locaties bekijken hoort daar helemaal bij, en wat je op zo’n bezichtiging het beste kunt vragen heb ik eerder opgeschreven in de acht vragen die je aan elke trouwlocatie stelt.
Wat een ceremoniemeester doet
Een ceremoniemeester werkt op de dag zelf, en het werk begint al eerder. Ik schrijf vooraf het draaiboek, neem contact op met alle leveranciers en zorg dat iedereen weet hoe laat hij waar wordt verwacht en wat er dan van hem nodig is. Dat scheelt op de dag zelf een verrassend aantal telefoontjes.
Op de dag lopen alle vragen via mij. De cateraar die wil weten waar de taart heen moet, de dj die zijn spullen kwijt kan, de fotograaf die graag hoort wie er die dag extra aandacht verdient, de gast die vraagt hoe hij straks thuiskomt. Allemaal prima vragen, en allemaal vragen die jullie op die dag niet hoeven te beantwoorden.
En natuurlijk loopt er wel eens iets anders dan gepland. De bloemen zijn net een andere kleur, het weer draait, iemand staat in de file. Dat hoort erbij en is meestal zo opgelost. Het fijne is alleen dat jullie er dan niets van merken, want jullie zijn op dat moment met elkaar en met jullie gasten bezig. Precies zoals het hoort.
De vraag die het snelst duidelijk maakt
Komen jullie er samen niet helemaal uit, dan stel ik meestal deze vraag: waar kijken jullie het meest naar uit, en waar zou je hulp bij willen?
Zit die hulp vooral in alles wat er nog uitgezocht moet worden, in de avonden vergelijken en offertes naast elkaar leggen, dan zit jullie hulp aan de voorkant. Zit het meer in de dag zelf, in het idee dat er straks iemand van de familie met een telefoon in de hand staat in plaats van gewoon bij jullie, dan zit de hulp op de dag.
Weten jullie het nog niet, dan is dat helemaal niet erg. Meestal zijn jullie verder dan je zelf denkt, en komen we er in een gesprek van een half uur prima uit.
En als het allebei voelt?
Dat kan, en het komt vaker voor dan je zou denken. Wie een planner heeft, houdt die meestal ook op de dag zelf, gewoon omdat die persoon inmiddels elke afspraak kent. Andersom zie ik het net zo vaak: stellen die alles zelf hebben geboekt en daar met veel plezier op terugkijken, en die op een gegeven moment merken dat ze op de dag zelf liever gast zijn dan gastheer. Hoe die twee bij mij in elkaar overlopen staat op mijn dienstenpagina.
Ik heb mijn eigen bruiloft van begin tot eind zelf georganiseerd. Van de eerste begroting tot de decoratie op de tafels. Het kan dus prima, en ik heb er ook echt van genoten. Maar ik weet ook hoeveel avonden erin zijn gegaan, en hoe vaak ik dacht: wat zou het fijn zijn als iemand dit even van me overnam.
Denken jullie erover om iemand uit de familie of een goede vriend te vragen als ceremoniemeester? Dat kan zeker goed uitpakken. Bedenk alleen even samen wat je vraagt, want diegene is die dag vooral aan het werk in plaats van bij jullie. Sommige mensen doen dat met alle liefde, en anderen zijn achteraf blij dat ze gewoon gast mochten zijn.
Wat het kost
Dat verschilt per bruiloft, en een vast bedrag zegt zonder jullie situatie eigenlijk nog niet zoveel. Wat het bedrag bepaalt is vooral hoeveel gasten er komen, hoeveel locaties er op een dag zijn, hoeveel leveranciers er aangestuurd worden, en hoeveel er al geregeld is voordat ik instap.
Een ceremoniemeester is bijna altijd het kleinste van de twee bedragen, simpelweg omdat het om een dag gaat en niet om een jaar. Het is ook het onderdeel waarvan jullie op de dag zelf het meest merken dat het er is.
Mijn tarieven noem ik in het kennismakingsgesprek, zodra ik weet waar jullie staan. Niet omdat ik er geheimzinnig over doe, maar omdat een bedrag zonder context jullie weinig vertelt. In dat gesprek hoor je van mij ook gewoon of jullie budget past bij wat jullie voor ogen hebben. Dat is voor ons allebei prettiger dan er later achter komen.
Wat ik zelf zou navragen
Gaan jullie in gesprek met een planner of ceremoniemeester, bij mij of bij iemand anders, dan zijn dit de dingen waar ik zelf naar zou vragen. We werken allemaal op onze eigen manier, en deze vragen laten vooral zien welke manier bij jullie past.
- Wie er op de dag zelf bij jullie is. Bij bureaus met meerdere planners is dat soms iemand anders dan degene met wie jullie het traject doen, en dat is fijn om vooraf te weten.
- Hoeveel bruiloften diegene per jaar doet. Zo weten jullie hoeveel ruimte er in de agenda zit rond jullie datum.
- Of jullie een voorbeelddraaiboek mogen zien. Daar lees je in een minuut aan af hoe iemand werkt, en of dat bij jullie past.
- Hoe het eerste gesprek eruitziet. Sommige stellen willen graag meteen een voorstel, anderen liever eerst kennismaken. Allebei prima, als het maar past bij wat jullie zoeken.
Nog aan het begin?
Dan hoeven jullie hier nog helemaal niet uit te zijn. Begin bij het budget en de datum, geniet van die eerste maanden, en kijk daarna rustig welke hulp jullie erbij willen. Die keuze kun je ook later nog prima maken. De meeste stellen weten het pas als ze een paar locaties hebben gezien, en dat is precies op tijd.
In mijn gratis gids staat de volgorde van een jaar plannen, de acht vragen die je aan elke trouwlocatie stelt en de zes dingen die bijna iedereen vergeet.
Download de gids · in vijf minuten gelezen, en er komt geen verkooppraatje achteraan.